10 اردیبهشت 1397
اگر کارکنان سازمان تجاری شما وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهند و یا این که در انجام وظایف خود کوتاهی می‌کنند، نظارت و پایش ها ضرورت دارد. یکی از موضوعات منفی در رابطه با سازمان‌های جهانی این است که مدیران، رهبران و کارکنان ارشد برای نظارت و پایش زمان کافی صرف نمی‌کنند. در صورتی که پایش انجام نشود مدیریت سازمان دچار اختلال خواهد شد. در این وضعیت، سازمان‌ها از حالت خودکار یا اتو پایلت استفاده می‌کنند که مشکلات زیادی را به وجود می‌آورد. انتخاب روش مناسب و کاربردی برای نظارت و پایش بسیار مهم است. برای کنترل امور سازمان و کسب موفقیت مانیتورینگ کارکنان بسیار مهم است. مانیتورینگ کارکنان این امکان را برای شما ایجاد می‌کند عملکرد کارکنان سازمان را ارزیابی کنید.
رهبرانی که دارای عملکرد قوی هستند اغلب کارمندان خود را به انجام کار‌های بزرگ تشویق می‌کنند. این رهبران باعث افزایش انگیزه در کارمندان خود می‌شوند. حمایت رهبران از کارمندان خود باعث ایجاد ارتباط موثر بین افراد، بخش‌های مختلف سازمان، و کنترل امور شرکت می‌شود. یک رهبر عالی و تاثیر گذار به خوبی کارمندان خود را می‌شناسد. رهبر قوی به خوبی با کارکنان سازمان ارتباط برقرار می‌کند، می‌داند که کارکنان در واحد‌های مختلف چه اموری را انجام می‌دهند.
نظارت و پایش به مجموعه‌ای از فعالیت‌های سیستماتیک گفته می‌شود که به منظور ارزیابی عملکرد کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرند. معیار‌های سنجش در مانیتورینگ کارکنان اهداف و استاندارد‌های سازمانی هستند. در واقع عملکرد کارکنان با توجه به اهداف از پیش تعیین شده ارزیابی می‌شود. برای این که بتوانیم مانیتورینگ کارکنان را به طور دقیق و کاربردی انجام دهیم، باید از روش‌های مناسبی استفاده کنیم. در ادامه تمامی مراحل اجرایی کردن نظارت و پایش را بیان می‌کنیم.
در گام نخست باید انتظارات خود را از کارکنان مشخص کنیم و اهداف سازمانی را معین کنیم. پس از این که کارکنان سازمان را استخدام کردید، باید به طور صریح و دقیق انتظاراتی که از آن‌ها دارید را بیان کنید. این کارکنان باید به طور واضح انتظارات و اهداف سازمان را بشناسند. در حقیقت کارکنان سازمان علاوه بر این که باید از نقش کلی خود آگاهی داشته باشند، در مورد نقش‌های جزئی خود در پروژه‌های دیگر سازمان هم باید اطلاعات کافی داشته باشند.
مدیران ارشد و سرپرستان سازمان‌ها علاوه بر این که باید انتظارات خود از کارکنان را کاملا واضح و شفاف بیان کنند، بلکه منابع و امکانات لازم جهت انجام وظایف را باید در اختیار کارمندان خود قرار دهند. برای این که به کارمندان کمک کنیم تا امور سازمانی را موثر تر و بهتر انجام دهند، باید شرایط مناسبی برای آن‌ها ایجاد کنیم. اگر برای کارمندان سازمان یک بستر مناسب فراهم نشود، انگیزه، انرژی و اشتیاق آن‌ها برای انجام فعالیت‌های خود به مرور زمان کاهش پیدا می‌کند.
بیان صریح و روشن هنگام مشخص کردن انتظارات و اهداف سازمان، باعث می‌شود کارمندان وظایف خود را بهتر بشناسند. اگر بتوانید در زمان مناسب انتظارات سازمان را برای کارمندان روشن کنید، بلاتکلیفی کارکنان نیز رفع می‌شود. نظارت و پایش و بیان اهداف به صورت واضح، میزان بازدهی کارکنان را به حداکثر می‌رساند. با حفظ انگیزه و انرژی کارمندان، موفقیت کلی سازمان نیز بیشتر می‌شود.
در برخی از موارد این احتمال وجود دارد که کارکنان دچار اشتباهاتی ناخواسته شوند. اشتباهاتی که توسط کارمندان انجام می‌شوند هزینه‌های زیادی را به دنبال دارند، به همین دلیل سعی می‌کنند که اشتباهات خود را مخفی کنند. اگرچه این موضوع مهم است که بین مدیران و کارمندان اعتماد وجود داشته باشد، اما مانیتورینگ کارکنان به شما کمک می‌کند حتی اشتباهات کوچک را تشخیص دهید.
برای برجسته کردن نکات مثبت مانیتورینگ کارکنان، می‌توانید برای کارمندان متعهد سازمان جوایزی را تعیین کنید. برای مثال، می‌توانید به کارمندانی که از وقت استراحت خود بهره مناسب برده‌اند، جایزه اعطا کنید. از طرف دیگر برای کارمندانی که در طول ماه بهترین خدمات را ارائه می‌دهند، می‌توانید از جایزه استفاده کنید.
نظارت و پایش می‌تواند باعث ایجاد شفافیت در امور سازمان‌ها شود. در هنگام مانیتورینگ کارکنان با دیدن فعالیت‌هایی که مردم انجام می‌دهند، می‌توانید یک خط ارتباطی گسترده تر را ایجاد کنید. در صورتی که در زنجیره ارتباطی شکافی مشاهده کردید، می‌توانید برای جبران وقت تلف شده، به کارمندان بگویید روی بخش‌های مختلف کار کنند.